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La trasformazione digitale nelle aziende passa, al giorno d’oggi, anche dalla raccolta dati per la Business Intelligence ed è dunque un tema fondamentale per chi analizza, studia e implementa questo tipo di informazioni.
I dati raccolti possono avere origini molto diverse e essere di varie tipologie, ma tutti hanno un fine comune: generare un output che permetta di prendere decisioni corrette, operare tutte le correzioni e implementazioni di business e migliorare la redditività e, dunque, i profitti delle aziende.
Nel nostro studio parleremo di come fare ad avere dati aggiornati in maniera automatica, sicura ed efficiente sulle nostre dashboard di Microsoft Power Bi.
Microsoft Power Bi ha da sempre dimostrato una grandissima flessibilità per quanto riguarda la connessione di dati; già nelle prime release del 2016 aveva la possibilità di connettersi a file come SAP BW, JSON, SQL Sentry , CSV, Excel e database ODBC. Ad oggi abbiamo appurato che Power BI accetta e riesce a trattare ogni tipo di file come Power Platform, Online services o Database, ma soprattutto riesce a trattare big data grazie all’utilizzo di business analyst.
Il nostro esempio prende il via su Power Bi Desktop. Prenderemo in considerazione un set di dati su SharePoint.
Dopo aver inserito sia le credenziali d’accesso del nostro account Microsoft sul servizio desiderato (Sharepoint), che l’URL del nostro file, controlliamo che l’importazione dei dati sia avvenuta con successo affinché le credenziali siano salvate, così da non doverle più inserire ad ogni aggiornamento manuale di power BI (che si connetterà direttamente al database su SharePoint).
Sempre all’interno della sezione “aggiornamento dati” è possibile sia verificare che l’aggiornamento sia stato completato effettivamente che, qualora ciò non fosse avvenuto correttamente, attivare l’invio delle notifiche su power Bi o inviare delle mail a persone selezionate. Da ricordare che l‘aggiornamento pianificato verrà disabilitato automaticamente dopo quattro errori consecutivi.
Specifichiamo che questa metodologia di aggiornamento vale solo nel caso in cui i dati si trovino nel cloud, quindi su piattaforme online 24 ore su 24 come Amazon AWS, MS Azure, MS SharePoint , Drive, Netezza ecc.
Nel caso in cui si presenti la necessità di connettere dei file che sono in locale o che non possiamo inserire su piattaforme cloud, ci viene in aiuto il Gateway specifico di Power Bi .
Per prima cosa, spieghiamo che un gateway dati locale serve per connettere e trasferire in maniera sicura i dati locali non presenti sul cloud; questo servizio è utilizzabile anche per Azure Analysis Services, Power Automate e Power Apps.
I tipi di gateway si suddividono per tipologia di condivisione dei dati, come quelli che li rendono più o meno disponibili a più utenti e quelli ad esclusivo utilizzo unipersonale.
Per traferire i dati dal server al Power Bi occorre scaricare (https://powerbi.microsoft.com/it-it/gateway/); dopo averlo installato su macchina Windows lo potremo così configurare. I requisiti di installazione sono importanti e pertanto MS consiglia una CPU 8 Core, 8GB di RAM, una versione Windows server 64Bit e un SSD per lo spooling.
Ad istallazione effettuata, grazie al software accederemo con un account MS alle impostazioni di gateway sulla macchina, come ad esempio quelle per attivare la modalità HTTPS, cambiare utente o cambiare lo stato di connessione.
É possibile anche utilizzare dei connettori personalizzati per connettere tipologie di file specifiche. Ad esempio, come illustrato in questo link su GitHub https://github.com/Microsoft/DataConnectors, ci sono dei connettori già preimpostati per connettere dati di origini diverse.
A configurazione completata, il software è pronto per trasferire i dati e pertanto ci basterà tornare nella web app di Power Bi e nelle impostazioni di set di dati per attivare il flag “Connessione Gateway”. Da ora in poi, grazie alle credenziali salvate inizialmente, sarà sempre possibile connettere Power Bi Web con la sorgente di dati su macchina personale o server.
Questi passaggi, seppur semplici, necessitano di alcuni accorgimenti come, ad esempio, accertarsi che la cartella sia accessibile al servizio gateway in background o qualora si utilizzi un connettore personalizzato, sia attivo l’utilizzo di “TestConnection”, in modo da verificare lo stato di connessione dei dati, anche se in Power Bi Desktop non è richiesto.
In conclusione, è evidente quanto l’importazione automatica di un database, per aggiornare le nostre dashboard, risulti estremamente semplice e molto immediata. Inoltre, grazie all’utilizzo del Cloud, i dati possono essere aggiornati in qualsiasi momento e in sicurezza anche senza essere dei tecnici. Occorre però sottolineare che permangono delle criticità, come problematiche di stabilità di connessione fra la connessione di dati che non sono sul cloud ma che si trovano su server privati.
Di estrema utilità nella pratica quotidiana anche la possibilità di vedere lo storico di aggiornamento e la passibilità di essere avvisati, tramite alert o mail, quando c’è un errore nell’importazione.